公文處理講堂:四舉措提高企業(yè)公文處理質(zhì)量
企業(yè)公文是生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、改革發(fā)展中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書,是貫徹黨和國家方針政策、指導(dǎo)部署和商洽工作、反映和報(bào)告情況、施行管理措施、總結(jié)和交流經(jīng)驗(yàn)的重要工具。公文處理是保證機(jī)關(guān)高效協(xié)調(diào)運(yùn)轉(zhuǎn)的重要基礎(chǔ)工作。
企業(yè)公文處理中存在的主要問題及原因
目前,一些企業(yè)在公文辦理過程中存在的問題主要有以下幾個(gè)方面:
辦文程序不規(guī)范。如擬稿單位有些人員不了解發(fā)文程序,不經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)審核簽字,就將文稿直接送企業(yè)負(fù)責(zé)人簽發(fā);一些涉及生產(chǎn)、財(cái)務(wù)、人事等方面的公文不經(jīng)有關(guān)部門會(huì)簽直接簽發(fā),造成被動(dòng)。
行文不符合規(guī)則。主要表現(xiàn)在報(bào)告中夾帶請(qǐng)示事項(xiàng),請(qǐng)示一文多事、多頭請(qǐng)示,在公文辦理時(shí)無法確定主辦部門,影響了公文的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。
公文標(biāo)題出現(xiàn)問題。公文標(biāo)題應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確簡(jiǎn)要地概括公文的主要內(nèi)容并標(biāo)明公文種類。日常辦文中發(fā)現(xiàn),有不少公文標(biāo)題存在問題,主要表現(xiàn)為語句不合語法規(guī)范,文種錯(cuò)用或生造文種,標(biāo)題濫用逗號(hào)、頓號(hào)、引號(hào)等標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。
公文格式不規(guī)范。具體表現(xiàn)為引用公文不規(guī)范,公文中數(shù)字使用不規(guī)范,公文附注標(biāo)志不規(guī)范,附件標(biāo)注不規(guī)范等。
文字錯(cuò)誤,語言不精練。有些單位對(duì)公文審校不嚴(yán)不細(xì),公文中經(jīng)常出現(xiàn)錯(cuò)字、別字、多字、少字。有些公文表述重復(fù)、冗長(zhǎng)、空洞、不明確。
出現(xiàn)這些問題,主要有以下幾方面的原因:一是思想認(rèn)識(shí)不到位,二是審核把關(guān)不嚴(yán)格,三是人員素質(zhì)不夠高,四是管理考核不精細(xì)。
提高公文處理質(zhì)量的對(duì)策
提高公文處理質(zhì)量,應(yīng)著重從以下幾方面深化認(rèn)識(shí),改進(jìn)工作,提高水平。
一是學(xué)習(xí)規(guī)則、有章必循。國務(wù)院有《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》,總部機(jī)關(guān)有《中國石化公文處理辦法》,本企業(yè)有自己的相關(guān)規(guī)定,它們是指導(dǎo)機(jī)關(guān)公文處理工作的基本準(zhǔn)則,是辦文的依據(jù)。學(xué)懂弄通這些辦法、規(guī)定,堅(jiān)持學(xué)以致用、勤加實(shí)踐,是確保公文處理工作規(guī)范化、制度化、科學(xué)化的前提。辦文人員應(yīng)當(dāng)認(rèn)真通讀、深刻領(lǐng)會(huì),全面掌握上述辦文規(guī)定,增強(qiáng)貫徹執(zhí)行國家、集團(tuán)公司和本企業(yè)公文處理辦法、規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)的自覺性,不斷提高公文處理水平。
二是加強(qiáng)審核、嚴(yán)格把關(guān)。質(zhì)量是公文的生命。辦文人員在公文審核中要嚴(yán)格把關(guān)、精益求精。審核公文要注意把好“五關(guān)”,即把好“政策關(guān)”,查政策界限是否明確,有無矛盾抵觸;把好“程序關(guān)”,重點(diǎn)查看公文報(bào)批程序是否規(guī)范,審批、簽發(fā)手續(xù)是否完備;把好“行文關(guān)”,查看是否確需行文,行文方式、文種使用是否妥當(dāng),是否符合行文規(guī)則和擬制公文的有關(guān)要求;把好“格式關(guān)”,查看公文標(biāo)題是否準(zhǔn)確,要素是否齊全,附件是否完整,結(jié)構(gòu)層次序號(hào)是否統(tǒng)一等;把好“文字關(guān)”,檢查公文條理是否清晰,語句是否通順,合乎語法、邏輯,標(biāo)點(diǎn)符號(hào)是否正確,數(shù)字是否準(zhǔn)確,有無錯(cuò)別字等,確保公文語言文字精練,結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn),字詞規(guī)范,標(biāo)點(diǎn)正確。
三是培養(yǎng)隊(duì)伍、增強(qiáng)素質(zhì)。從一定意義上講,文秘人員的素質(zhì)決定公文質(zhì)量。因此,要提高公文處理質(zhì)量,必須從源頭抓起,努力建設(shè)一支素質(zhì)高、能力強(qiáng)、業(yè)務(wù)精的文秘干部隊(duì)伍。文秘人員要加強(qiáng)自身修養(yǎng),不斷提高綜合素質(zhì)。企業(yè)要重視文秘人員的培養(yǎng),選派政治堅(jiān)定、業(yè)務(wù)精良、作風(fēng)過硬的高素養(yǎng)人員從事公文處理工作。要搞好培訓(xùn)工作,通過崗位培訓(xùn)、專家授課、知識(shí)講座、觀摩學(xué)習(xí)、研討交流、公文展評(píng)等形式,提高文秘人員的業(yè)務(wù)素質(zhì),增強(qiáng)審核把關(guān)能力,提升公文處理水平。
四是加強(qiáng)督查、強(qiáng)化考核。企業(yè)要加強(qiáng)對(duì)所屬單位公文規(guī)范化的管理和指導(dǎo),定期組織公文處理質(zhì)量檢查,糾正公文處理工作中存在的不規(guī)范、不細(xì)致、不嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膯栴}。加大對(duì)公文處理工作的考核力度,將公文質(zhì)量列入年度工作目標(biāo)管理考核內(nèi)容,提高基層單位對(duì)公文處理的重視程度,敦促基層單位嚴(yán)格把好公文質(zhì)量關(guān)。

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