專家為您講解辦公禮儀問題

　　接打電話

　　電話接洽能夠反映出一個人的文明程度，也代表了一個單位的形象。一般來說，早上七點以前、晚上十點以后及周末，不宜往單位或私宅打電話，否則對方會以為電話內容十分緊急。接電話時應態度積極、友善，注意語氣和聲調。

　　電話鈴響不宜讓對方等候，一般在三響之內接聽電話。拿起話筒，應語氣溫和，先向對方問候，再報部門名稱。若需要對方等候，應先詢問是否愿意，可以說：“對不起，我需要查一下，您能等幾分鐘嗎?”或者“我稍后再給您去電話，請您留下您的電話號碼”。

　　如果不慎撥錯了電話號碼，先道歉再掛斷。接聽對象不在時，盡量請對方留下完整的信息，包括姓名、單位名稱、電話號碼、有關事由等，并記錄或轉達。不要將對方的電話轉來轉去，也不可告知對方“此人不在”即掛斷電話。

　　接待來客

　　當來客到達你辦公室的時候，應起身相迎，互致問候，請來客坐下后，自己再坐下。本單位的領導來訪或辦事，也應用同樣的禮節。客人來到時正好在打電話，可先起身示意客人坐下，并盡快結束電話。

　　拜訪他人

　　拜訪前要與對方約定時間，并準時赴約。若因交通堵塞或其他無法預料的原因而遲到，事先要通知對方，讓對方有所準備，若臨時有變，實在無法赴約，必須盡早與對方說明和道歉。在拜訪期間，不可隨意翻動他人辦公桌上的資料或辦公用具。

　　在等候過程中，主人若需打電話，最好問一下是否回避，因為有時電話內容涉及他人隱私或機密。無論是否達到拜訪目的，到了該走的時候就要及時離去，不宜呆得過久，離別時向主人致謝、道別。