涉密文檔加裝“保密鎖”

　　打印隱患多、回收難管控、銷毀怕流失……這些長期困擾部隊涉密文檔管理的難題，如今在第二炮兵某團得到有效解決。該團團長吳文忠介紹說，他們嚴格落實上級關于集中文印的要求，構建起“無網絡文檔集中打印系統”，實現了文檔打印、分發、回收、銷毀全過程管理無縫鏈接，使保密工作變得更加精確、便捷、高效，為涉密文檔加裝了“保密鎖”。

　　文檔失泄密問題，一直是部隊保密工作難抓難管的薄弱環節。該團調查發現，文檔打印過程已經成為構成失泄密風險的重要渠道。

　　為此，他們在上級機關的指導和有關專家的幫助下，集中技術力量攻關，按照“規范建、精確管、體系防、安全用”的標準，通過安裝讀取終端和打印終端的方式，對打印室進行“保密化改造”，建立了“無網絡文檔集中打印系統”，為實現集中文印創造了技術條件。

　　在該團集中文印室，筆者登錄打印系統，將文檔上傳到讀取終端，再進入打印終端，輸入提前申請的用戶名和密碼，在順利完成打印的同時，一份打印日志也通過系統服務器自動生成，打印文件的內容、份數、密級、時間等信息一目了然。

　　據介紹，此舉不僅消除了涉密文檔打印中的隨意問題和管理混亂現象，而且為紙質涉密文檔的流向管理、回收銷毀提供了信息支撐，實現了“使用可管、流轉可控、違規可查、泄密可究”的安全目標。

　　相關鏈接：

　　1、 通過網絡文件夾共享

　　對于建立比較完善網絡的企業，員工可以通過共享網絡文件夾將文檔共享給領導和同事等參與文檔審閱的人，當然，參與文檔審閱的人需要共享文件夾的讀寫權限，這樣，其中某人對文檔給出修改意見時，只要在PDF文檔添加相應的注釋即可，其他參與人都可以及時看到并回復。

　　2、 通過SharePoint工作區共享

　　用戶可通過福昕風騰PDF套件打開SharePoint文檔庫的PDF文檔或把PDF文檔另存到SharePoint文檔庫中，無論該文檔庫是在Office365中的SharePoint服務器上還是本地的SharePoint服務器上。

　　這里以打開Office 365中SharePoint服務器上文檔庫中的PDF文檔為例。運行福昕風騰PDF套件，選擇“文件” > “打開” > “添加一個位置” > “SharePoint ”。登錄到SharePoint網站后，簽出或打開你所需要訪問的文檔即可。類似地，通過選擇“文件” > “另存為” >“添加一個位置” > “SharePoint ”您可以快速將本地PDF文檔保存到SharePoint文檔庫中。您還可以通過“文件”>“打開”> 選擇一個SharePoint映射盤，簽出并打開您要訪問的PDF文檔。

　　通過SharePoint工作區共享審閱要求所有審閱者都有SharePoint服務器上該工作區內文檔的讀寫權限。

　　3、 以郵件附件形式共享。

　　這種形式是應用最廣泛，也是最容易運用的一種形式，用戶可以一鍵點擊將PDF文檔直接以郵件附件形式發送給其他人。在福昕風騰PDF套件中選擇“共享”菜單，然后選擇“發送進行郵件審閱”即可。