項(xiàng)目文檔管理的概述

　　項(xiàng)目文檔管理的概述

　　項(xiàng)目文檔管理，是指在一個(gè)系統(tǒng)(軟件)項(xiàng)目開(kāi)發(fā)進(jìn)程中將提交的文檔進(jìn)行收集管理的過(guò)程。通常，文檔管理在項(xiàng)目開(kāi)發(fā)中不是很受重視，當(dāng)發(fā)現(xiàn)其重要性時(shí)，往往為時(shí)已晚。整個(gè)項(xiàng)目可能因此變得管理混亂，問(wèn)題產(chǎn)生后無(wú)據(jù)可查。文檔管理對(duì)于一個(gè)項(xiàng)目的順利進(jìn)行有著至關(guān)重要的作用，其關(guān)鍵性不容忽視。

　　項(xiàng)目文檔管理涉及范圍廣泛，其內(nèi)容會(huì)根據(jù)項(xiàng)目的不同而有所變化。這里將重點(diǎn)討論金融計(jì)算機(jī)軟件開(kāi)發(fā)項(xiàng)目中的文檔管理。

　　首先要了解文檔管理的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。目前ISO認(rèn)證的企業(yè)通用管理規(guī)范為軟件系統(tǒng)開(kāi)發(fā)提供了通用的管理規(guī)定和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，它涉及文檔管理的整個(gè)生命周期。細(xì)分文檔的生命周期，一般包括：創(chuàng)建、審批、發(fā)布、修改、分發(fā)、簽收、追繳、歸檔、廢止與恢復(fù)這樣幾個(gè)環(huán)節(jié)。那么當(dāng)企業(yè)需要按照ISO建立標(biāo)準(zhǔn)的文檔管理規(guī)范時(shí)，將從何入手昵?

　　對(duì)此，首先要將文檔分為普通紙質(zhì)文檔和電子文檔兩類來(lái)討論。通常情況，在一個(gè)項(xiàng)目中都會(huì)確定專門(mén)或兼職的項(xiàng)目文檔管理員。對(duì)于紙質(zhì)文檔，文檔管理員只需要關(guān)心如何將其較好地分類歸檔并保存，而之前的各個(gè)環(huán)節(jié)則要由整個(gè)項(xiàng)目組共同把握。

　　就目前業(yè)界項(xiàng)目的開(kāi)發(fā)情況來(lái)看，電子文檔使用較紙質(zhì)文檔更為方便、靈活、廣泛。對(duì)于電子文檔，我們大可不必頭疼如何管理其整個(gè)生命周期。VSS(Visual Source Safe)作為一種電子文檔管理工具給我們提供了完整的文檔管理功能，它覆蓋了文檔管理全生命周期各環(huán)節(jié)的管理要求。VSS通過(guò)客戶端/服務(wù)器(C/S)架構(gòu)收集整個(gè)項(xiàng)目組成員的各類文檔，通過(guò)管理員合理規(guī)劃管理，將電子文檔按目錄保存并同時(shí)提供給整個(gè)項(xiàng)目組的不同成員使用。

　　除了VSS，目前可共享的電子文檔軟件還有IBM公司的Lotus® Quickr、HFS(Http File Server)、DOC-search(道思奇)、TeamOffice、Microsoft Office SharePoint Server 2007等。因此對(duì)于文檔管理，重要的是如何規(guī)劃并制定出一套適合于自身項(xiàng)目的文檔管理規(guī)則。