關于大學生檔案管理的思考

　　高校學生檔案是大學生從入學到畢業期間逐漸形成的，記載了一個學生在校期間的德、智、體、美等方面的真實情況，是大學生在校的學習、經歷、能力及重要社會實踐，也為大學生就業及以后各組織單位選拔、任用、考核人才提供重要的依據。由于近年高校招生規模日益擴大及畢業生人數逐年增多，高校學生檔案的管理問題越來越多，高校學生檔案的管理方案亟待改革。

　　現階段大學生檔案存在的問題，一是管理相對集中。部分高校學生檔案由學生處、就業指導中心管理。他們熟悉學生在高校就讀期間新增的材料，則可以省去許多中間環節，提高工作效率，但他們不能對學生檔案統一編號、分袋、排頁碼、編目錄;畢業生畢業派遣在學生離校時才突擊整理、派遣，匆匆打印轉遞學生檔案，造成學生檔案材料部分裝檔混亂、缺失等現象;二是管理分散。部分高校學生檔案分散由各學院帶班輔導員管理，無需配置專門的人員和檔案庫房，節省了不必要的開支，但檔案造假嚴重，不利于大學生公平競爭;三是學生檔案管理規章制度不健全。高校學生檔案管理沒有一個統一的、詳細的、符合學生檔案管理的實際規章制度，又由于各高校間學生檔案資料收集時間段不同，導致館藏學生檔案不完整;四是畢業生檔案派遣混亂，留館逐年增多。隨著高校畢業生自主就業，畢業生因沒有落實工作單位把檔案暫時留在學校，導致學生檔案大量滯留在高校，增加檔案館負擔。

　　如何改善大學生檔案管理，第一，建立規范學生檔案制式，提高檔案的規范性。建立統一的高校學生檔案管理格式和制式，教務處、招生辦公室、學生工作處在新生入學后一個月內將收集到的新生檔案袋上標注好新生信息移交各學院，各學院按照檔案館接收新生檔案要求，在規定時間內將新生檔案整理、收集齊全移交檔案館保存，做到高校學生檔案管理工作“形散而神不散”;第二，統一學生檔案標準，保證檔案的規范性。檔案館應嚴格按照《中華人民共和國檔案法》、《高等學校檔案管理辦法》建立統一的標準，有利于規范學生檔案管理的規范性;第三，改進、完善高校學生檔案管理辦法。充分發揮檔案館的主體領導地位，以統領和監管高校的學生檔案管理工作。在學生檔案管理工作中確保學生檔案的完整性、真實性，任何單位和各人不得擅自抽取、銷毀、偽造、涂改學生檔案信息，違者要追究其責任;第四，制定學生檔案管理制度。根據學生檔案管理實際情況，高校應制定適用于實際的學生檔案管理規定和實施細則，明確學生檔案的管理體制和管理內容，對在校、轉遞、留存的學生檔案做統一規范，結合學校具體實際，制定出相應的借閱、領取、保密等各項具體規章制度，對學生檔案實施全程化管理，逐步實現學生檔案管理制度化、標準化;第五，加強學生檔案管理信息化建設。隨著在校、留校、就業派遣的學生檔案增多，把每個學生詳細檔案材料錄入到計算機中，建立學生各類信息數據庫系統，使之能夠快速、高效進行學生信息的查詢、檢索、統計、分析，為學校管理學生和用人部門決策提供可靠信息服務。