關(guān)于大學(xué)生檔案管理的思考

　　高校學(xué)生檔案是大學(xué)生從入學(xué)到畢業(yè)期間逐漸形成的，記載了一個(gè)學(xué)生在校期間的德、智、體、美等方面的真實(shí)情況，是大學(xué)生在校的學(xué)習(xí)、經(jīng)歷、能力及重要社會(huì)實(shí)踐，也為大學(xué)生就業(yè)及以后各組織單位選拔、任用、考核人才提供重要的依據(jù)。由于近年高校招生規(guī)模日益擴(kuò)大及畢業(yè)生人數(shù)逐年增多，高校學(xué)生檔案的管理問(wèn)題越來(lái)越多，高校學(xué)生檔案的管理方案亟待改革。

　　現(xiàn)階段大學(xué)生檔案存在的問(wèn)題，一是管理相對(duì)集中。部分高校學(xué)生檔案由學(xué)生處、就業(yè)指導(dǎo)中心管理。他們熟悉學(xué)生在高校就讀期間新增的材料，則可以省去許多中間環(huán)節(jié)，提高工作效率，但他們不能對(duì)學(xué)生檔案統(tǒng)一編號(hào)、分袋、排頁(yè)碼、編目錄;畢業(yè)生畢業(yè)派遣在學(xué)生離校時(shí)才突擊整理、派遣，匆匆打印轉(zhuǎn)遞學(xué)生檔案，造成學(xué)生檔案材料部分裝檔混亂、缺失等現(xiàn)象;二是管理分散。部分高校學(xué)生檔案分散由各學(xué)院帶班輔導(dǎo)員管理，無(wú)需配置專(zhuān)門(mén)的人員和檔案庫(kù)房，節(jié)省了不必要的開(kāi)支，但檔案造假?lài)?yán)重，不利于大學(xué)生公平競(jìng)爭(zhēng);三是學(xué)生檔案管理規(guī)章制度不健全。高校學(xué)生檔案管理沒(méi)有一個(gè)統(tǒng)一的、詳細(xì)的、符合學(xué)生檔案管理的實(shí)際規(guī)章制度，又由于各高校間學(xué)生檔案資料收集時(shí)間段不同，導(dǎo)致館藏學(xué)生檔案不完整;四是畢業(yè)生檔案派遣混亂，留館逐年增多。隨著高校畢業(yè)生自主就業(yè)，畢業(yè)生因沒(méi)有落實(shí)工作單位把檔案暫時(shí)留在學(xué)校，導(dǎo)致學(xué)生檔案大量滯留在高校，增加檔案館負(fù)擔(dān)。

　　如何改善大學(xué)生檔案管理，第一，建立規(guī)范學(xué)生檔案制式，提高檔案的規(guī)范性。建立統(tǒng)一的高校學(xué)生檔案管理格式和制式，教務(wù)處、招生辦公室、學(xué)生工作處在新生入學(xué)后一個(gè)月內(nèi)將收集到的新生檔案袋上標(biāo)注好新生信息移交各學(xué)院，各學(xué)院按照檔案館接收新生檔案要求，在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將新生檔案整理、收集齊全移交檔案館保存，做到高校學(xué)生檔案管理工作“形散而神不散”;第二，統(tǒng)一學(xué)生檔案標(biāo)準(zhǔn)，保證檔案的規(guī)范性。檔案館應(yīng)嚴(yán)格按照《中華人民共和國(guó)檔案法》、《高等學(xué)校檔案管理辦法》建立統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，有利于規(guī)范學(xué)生檔案管理的規(guī)范性;第三，改進(jìn)、完善高校學(xué)生檔案管理辦法。充分發(fā)揮檔案館的主體領(lǐng)導(dǎo)地位，以統(tǒng)領(lǐng)和監(jiān)管高校的學(xué)生檔案管理工作。在學(xué)生檔案管理工作中確保學(xué)生檔案的完整性、真實(shí)性，任何單位和各人不得擅自抽取、銷(xiāo)毀、偽造、涂改學(xué)生檔案信息，違者要追究其責(zé)任;第四，制定學(xué)生檔案管理制度。根據(jù)學(xué)生檔案管理實(shí)際情況，高校應(yīng)制定適用于實(shí)際的學(xué)生檔案管理規(guī)定和實(shí)施細(xì)則，明確學(xué)生檔案的管理體制和管理內(nèi)容，對(duì)在校、轉(zhuǎn)遞、留存的學(xué)生檔案做統(tǒng)一規(guī)范，結(jié)合學(xué)校具體實(shí)際，制定出相應(yīng)的借閱、領(lǐng)取、保密等各項(xiàng)具體規(guī)章制度，對(duì)學(xué)生檔案實(shí)施全程化管理，逐步實(shí)現(xiàn)學(xué)生檔案管理制度化、標(biāo)準(zhǔn)化;第五，加強(qiáng)學(xué)生檔案管理信息化建設(shè)。隨著在校、留校、就業(yè)派遣的學(xué)生檔案增多，把每個(gè)學(xué)生詳細(xì)檔案材料錄入到計(jì)算機(jī)中，建立學(xué)生各類(lèi)信息數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)，使之能夠快速、高效進(jìn)行學(xué)生信息的查詢(xún)、檢索、統(tǒng)計(jì)、分析，為學(xué)校管理學(xué)生和用人部門(mén)決策提供可靠信息服務(wù)。