公文處理之發(fā)文辦理

　　草擬公文

　　《公文處理辦法》第二十五條關(guān)于草擬公文應(yīng)當(dāng)做到的方面歸納了九款內(nèi)容，不再一一贅述。在省政府辦公廳辦理上行文和平行文的過(guò)程中，我們發(fā)現(xiàn)草擬公文方面主要存在這樣幾個(gè)問(wèn)題。一是使用文種不當(dāng)；二是行文目的、原因不夠充足，依據(jù)的政策不夠全面或不準(zhǔn)確。比如，一些已經(jīng)停止執(zhí)行的文件或政策有時(shí)還作為行文依據(jù)；三是引文、結(jié)構(gòu)層次序數(shù)、計(jì)量單位和數(shù)字應(yīng)用等不夠規(guī)范等。

　　針對(duì)上述幾個(gè)方面的問(wèn)題。在草擬公文過(guò)程中，應(yīng)該注意以下幾點(diǎn)：    

　　（一）要認(rèn)真學(xué)習(xí)與研究有關(guān)的政策法規(guī)，準(zhǔn)確把握政策界限。

　　機(jī)關(guān)文秘人員在接受一項(xiàng)具體的寫(xiě)作任務(wù)后，首先應(yīng)該翻閱上級(jí)的有關(guān)文件，學(xué)習(xí)黨和國(guó)家有關(guān)的方針、政策，深入理解其精神實(shí)質(zhì)和政策界限。并根據(jù)本地區(qū)、本系統(tǒng)、本部門(mén)的實(shí)際情況有效地貫徹上級(jí)精神，正確地提出執(zhí)行的具體措施和辦法，確保草擬的公文“符合國(guó)家法律、法規(guī)及其他有關(guān)規(guī)定”?！豆奶幚磙k法》還特別強(qiáng)調(diào)“如提出新的政策、規(guī)定等，要切實(shí)可行并加以說(shuō)明”。這就要求在草擬公文時(shí)，要充分闡述提出“新政策、規(guī)定”的目的、原因以及所依據(jù)的政策、法規(guī)，做到有理有據(jù)，又符合實(shí)際。

　　（二）要認(rèn)真領(lǐng)會(huì)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的意圖。

　　公文是為解決具體問(wèn)題而制發(fā)的。機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)決定撰寫(xiě)某一文稿或是制定某一制度，目的就是為了根據(jù)本單位的實(shí)際情況貫徹執(zhí)行黨和國(guó)家的方針政策，執(zhí)行上級(jí)的要求，提出解決具體問(wèn)題的措施和辦法。因此，公文草擬者要結(jié)合本機(jī)關(guān)、本單位的實(shí)際，將上級(jí)某項(xiàng)政策、精神加以具體化，十分重要的途徑就是要認(rèn)真領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)的意圖。領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)意圖，具體說(shuō)來(lái)，就是要搞清楚以下幾個(gè)問(wèn)題：1.機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)布置這個(gè)寫(xiě)作任務(wù)的目的、背景是什么？        

　　2.機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)要求在文稿中提出什么問(wèn)題，解決什么問(wèn)題？

　　3.機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)文稿的內(nèi)容提出了什么要求？

　　4.機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)文稿的文種有什么要求？

　　5.受文對(duì)象是誰(shuí)？

　　6.受文對(duì)象曾提出過(guò)什么問(wèn)題？發(fā)文機(jī)關(guān)的態(tài)度和意見(jiàn)是什么？

　　如果在動(dòng)筆之前，能夠把這些問(wèn)題準(zhǔn)確地理解和掌握，那么，我們所撰寫(xiě)的文稿就有可能較好地體現(xiàn)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的寫(xiě)作意圖。

　　對(duì)領(lǐng)導(dǎo)意圖，凡屬正確的要堅(jiān)決執(zhí)行，不完善的要補(bǔ)充或誠(chéng)懇地提出自己的不同看法，努力做到即是秘書(shū)，又是參謀。但是，要注意把握好角色，從屬性、服務(wù)性是機(jī)關(guān)文秘工作者的本份，若有異議，只能提出建議，不能擅作決定，也不能以自己的看法代替領(lǐng)導(dǎo)意圖。

　　（三）要正確使用文種。

　　《公文處理辦法》第二十五條三款規(guī)定：“公文的文種應(yīng)當(dāng)根據(jù)行文目的、發(fā)文機(jī)關(guān)的職權(quán)和與主送機(jī)關(guān)的行文關(guān)系確定”，各級(jí)政府辦公部門(mén)，特別是草擬公文的同志都應(yīng)當(dāng)認(rèn)真貫徹執(zhí)行。關(guān)于公文文種的適用范圍、特點(diǎn)、要求已在第二講“公文種類”中作了介紹，不再重述。

　?。ㄋ模┮摹⒔Y(jié)構(gòu)層次序數(shù)、計(jì)量單位、數(shù)字、緊急程度等一定要規(guī)范。

　　《公文處理辦法》對(duì)這些方面均有明確的規(guī)范要求，但實(shí)際執(zhí)行中也還存在不少問(wèn)題。比如：公文中只引文號(hào)，不引標(biāo)題，或標(biāo)題文號(hào)倒引；層次序數(shù)混亂，不知是哪一條哪一款；計(jì)量單位習(xí)慣于用“斤”，而不用“公斤”；數(shù)字應(yīng)用前后不一，或該用阿拉伯?dāng)?shù)碼的卻用漢字；公文的緊急程度隨意等等。這些都是草擬公文中的最基本、最常識(shí)性的問(wèn)題，只要認(rèn)真學(xué)習(xí)《公文處理辦法》法》和《甘肅省實(shí)施〈國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法〉細(xì)則（試行）》（以下簡(jiǎn)稱《細(xì)則》）都可以解決。公文涉及內(nèi)容的協(xié)調(diào)

《公文處理辦法》第二十六條對(duì)擬制公文過(guò)程中，對(duì)涉及其他部門(mén)職權(quán)范圍內(nèi)的事項(xiàng)提出了協(xié)商要求。提出“取得一致意見(jiàn)后方可行文”。這在發(fā)文辦理中是一個(gè)非常重要的問(wèn)題，必須高度重視。

　　從我們辦理公文中發(fā)現(xiàn)，有的涉及其他部門(mén)職權(quán)范圍事項(xiàng)的公文雖然進(jìn)行了協(xié)商，也經(jīng)過(guò)會(huì)簽，但還不成熟，或會(huì)簽部門(mén)本身就沒(méi)有達(dá)成統(tǒng)一認(rèn)識(shí)，或會(huì)簽人不是主要負(fù)責(zé)人，會(huì)簽意見(jiàn)不能代表部門(mén)的意見(jiàn)，致使在討論決定地區(qū)或部門(mén)報(bào)送省政府的有些事項(xiàng)時(shí)，部門(mén)間出現(xiàn)新的分歧、新的意見(jiàn)，各唱各的調(diào)，難以決斷，或發(fā)出的公文不能夠順利地執(zhí)行。為了解決這一問(wèn)題，在擬制公文中應(yīng)該注意以下幾點(diǎn)：

　?。ㄒ唬┓采婕捌渌块T(mén)的事項(xiàng)，擬文部門(mén)要主動(dòng)與有關(guān)部門(mén)協(xié)商，待取得一致意見(jiàn)后再行文，決不能擅自行文。
　?。ǘ┤缬蟹制缫庖?jiàn)，擬文主辦部門(mén)的主要負(fù)責(zé)人要出面協(xié)調(diào)，確保協(xié)調(diào)結(jié)果能代表部門(mén)的意見(jiàn)。
　　（三）經(jīng)過(guò)協(xié)調(diào)仍無(wú)法取得一致時(shí)，主辦部門(mén)要實(shí)事求是地列明各方理?yè)?jù)，并經(jīng)各方的主要負(fù)責(zé)人會(huì)簽后，報(bào)請(qǐng)上級(jí)機(jī)關(guān)協(xié)調(diào)或裁決。
　?。ㄋ?主管部門(mén)及有關(guān)部門(mén)要以大局為重，不能只顧部門(mén)利益。 如上級(jí)機(jī)關(guān)一旦裁定，就要堅(jiān)決服從，認(rèn)真執(zhí)行，自覺(jué)維護(hù)公文的權(quán)威性，保證公文的執(zhí)行效用。

　　公文審核

　　公文送負(fù)責(zé)人簽發(fā)前，需經(jīng)辦公廳（室）進(jìn)行審核。負(fù)責(zé)核稿的人員，必須依據(jù)《公文處理辦法》和《細(xì)則》，堅(jiān)持實(shí)事求是、執(zhí)行政策、精減、高效、精益求精的原則，及時(shí)審核，嚴(yán)格把關(guān)。審核的重點(diǎn)是：

　　（一）行文。是否確需行文，行文方式是否恰當(dāng)。

　?。ǘ┱摺Ｊ欠穹宵h和國(guó)家的方針、政策；是否符合行文規(guī)則和發(fā)文辦理的有關(guān)要求；新出臺(tái)的政策規(guī)定有無(wú)依據(jù)、有無(wú)說(shuō)明，是否切實(shí)可行；與本部門(mén)和有關(guān)部門(mén)的相關(guān)規(guī)定有無(wú)矛盾；涉及其他部門(mén)職權(quán)范圍的事項(xiàng)，是否經(jīng)過(guò)協(xié)商，分歧意見(jiàn)是否一致，會(huì)簽單位是否齊全，是否符合擬制公文的有關(guān)要求等。

　　（三）格式。是否符合《公文處理辦法》和《細(xì)則》的有關(guān)規(guī)定，文種是否恰當(dāng)；文稿結(jié)構(gòu)是否符合公文寫(xiě)作要求。

　　（四）文字。表述是否規(guī)范，包括字、詞、標(biāo)點(diǎn)、語(yǔ)句和邏輯結(jié)構(gòu)是否準(zhǔn)確、合理；計(jì)量單位是否符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)；行文、數(shù)字、層次、序數(shù)、用筆用墨是否規(guī)范。

　　公文審核一般有初核、校核、審核、復(fù)審、審簽五個(gè)程序。草擬公文單位的負(fù)責(zé)人進(jìn)行初核；辦公廳（室）秘書(shū)部門(mén)進(jìn)行校核，辦公廳（室）負(fù)責(zé)公文處理的領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審核；與公文涉及工作有關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)和分管副秘書(shū)長(zhǎng)（副主任）進(jìn)行復(fù)審。同時(shí)，辦公廳（室）的行文應(yīng)經(jīng)辦公廳（室）主任復(fù)審，政府的行文，應(yīng)經(jīng)政府秘書(shū)長(zhǎng)復(fù)審，最后，送有簽發(fā)權(quán)限的負(fù)責(zé)人審簽公文簽發(fā)

　　關(guān)于公文的簽發(fā)權(quán)限，《公文處理辦法》第二十八條和《細(xì)則》第三十一條、第三十二條作了以下規(guī)定：“以本機(jī)關(guān)名義制發(fā)的上行文，由主要負(fù)責(zé)人或者主持工作的負(fù)責(zé)人簽發(fā)；以本機(jī)關(guān)名義制發(fā)的下行文或平行文，由主要負(fù)責(zé)人或者由主要負(fù)責(zé)人授權(quán)的其他負(fù)責(zé)人簽發(fā)”。“簽發(fā)公文，簽批人應(yīng)當(dāng)明確簽暑意見(jiàn)，并簽暑姓名和時(shí)間”。“部門(mén)不應(yīng)將代擬稿直接送本級(jí)政府負(fù)責(zé)人簽批。未經(jīng)發(fā)文機(jī)關(guān)文秘部門(mén)審核的文稿，負(fù)責(zé)人原則上不予受理簽發(fā)。”

　　公文已經(jīng)負(fù)責(zé)人簽發(fā)，即意味著正式生效。因此，各級(jí)行政機(jī)關(guān)及部門(mén)一定要嚴(yán)格按照《公文處理辦法》和《細(xì)則》所規(guī)定的權(quán)限進(jìn)行審簽，不能隨意簽發(fā)，要保證公文的嚴(yán)肅性，權(quán)威性和法律效力。

　　公文復(fù)核、登記

　?。ㄒ唬┕膹?fù)核是公文正式印制前文秘部門(mén)進(jìn)行的最后一次復(fù)審。新的《公文處理辦法》第二十九條專門(mén)增加一條關(guān)于復(fù)核的內(nèi)容，目的是為了防止遺漏和疏乎大意，確保成文的質(zhì)量。這是非常重要的一個(gè)環(huán)節(jié)。在以往的發(fā)文辦理中，習(xí)慣上總認(rèn)為已經(jīng)負(fù)責(zé)人簽發(fā)的公文就不會(huì)有錯(cuò)，或者即使發(fā)現(xiàn)了欠妥之處，也習(xí)慣于以最后簽發(fā)稿為準(zhǔn)，不認(rèn)真去思考，或請(qǐng)求復(fù)核，造成個(gè)別發(fā)出的公文不盡完美。因此，在發(fā)文辦理中一定要重視復(fù)核環(huán)節(jié)。復(fù)核的重點(diǎn)是：審批、簽發(fā)手續(xù)是否完備；附件材料（在辦理過(guò)程中是否有遺失或缺頁(yè)）齊全；格式是否統(tǒng)一、規(guī)范，是否有錯(cuò)別字、漏字等等。

　　《公文處理辦法》要求“經(jīng)復(fù)核需要對(duì)文稿進(jìn)行實(shí)質(zhì)性修改的，應(yīng)按程序復(fù)審”。負(fù)責(zé)公文復(fù)核的文秘人員應(yīng)該認(rèn)真履行職責(zé)，把好最后一關(guān)。

　?。ǘ┌l(fā)文登記就是把文件的基本信息在印制前登記下來(lái)，以便于查閱利用。發(fā)文登記也是公文復(fù)核工作的有益補(bǔ)充。

　　發(fā)文登記的主要內(nèi)容有：發(fā)文單位、文種、發(fā)文編號(hào)、簽發(fā)人、擬稿單位、擬稿人、成文時(shí)間、轉(zhuǎn)辦時(shí)間、秘級(jí)、緊急程度、發(fā)文份數(shù)、文件分類、文件標(biāo)題、發(fā)文范圍、主題詞等。發(fā)文登記工作，要注意以下幾點(diǎn)：一是對(duì)收到的文稿，登記前要仔細(xì)檢查領(lǐng)導(dǎo)是否簽發(fā)，發(fā)放范圍是否明確，主、附件是否齊全。沒(méi)有領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的不予登記，有不清楚的要及時(shí)弄清。二是發(fā)文編號(hào)必須體現(xiàn)出文號(hào)的“三要素”：“發(fā)文機(jī)關(guān)”、“發(fā)文時(shí)間”、“文件號(hào)”。如國(guó)務(wù)院2000年發(fā)的第1號(hào)文件，就寫(xiě)作國(guó)發(fā)[ 2000]16號(hào)等?！豆奶幚磙k法》第三章四款“公文格式”中， 關(guān)于發(fā)文文號(hào)有明確規(guī)定，請(qǐng)遵照?qǐng)?zhí)行。三是要認(rèn)真填寫(xiě)登記項(xiàng)目，字跡清晰，內(nèi)容完整，不要隨意漏項(xiàng)或草率行事。四是登記要分類，不要把不同種類的文件混合登記在一起。 五是公文主題詞要參照《國(guó)務(wù)院公文主題詞表》標(biāo)注。

　　發(fā)文的用印

　　機(jī)關(guān)印章是代表機(jī)關(guān)職權(quán)的一種憑證和標(biāo)志。公文加蓋了印章，才能產(chǎn)生相